Rabu, 09 Desember 2015

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

RESUME
Mata Kuliah: Sistem Informasi Manajemen

BAB II 
Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Oleh: Eka. P

Perusahaan dalam Lingkungannya
Perusahaan merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya, dan lingkungan sangat berarti untuk perusahaan, karena lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan, perusahaan mengambil sumber daya yang ada pada lingkungan lalu merubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang sudah di ubah itu pada lingkungannya. Perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk lingkungan, kemudian lingkungan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk meproduksi barang dan jasa. 
Delapan Elemen Lingkungan
  • Pemasok adalah penyedia material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya. Dan barang dan jasanya di pasarkan pada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. 
  • Serikat buruh adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. 
  • Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya perusahaan investasi.
  • Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal diperusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
  • Pesaing mencangkup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasaran.
  • Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturn, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.
  • Masyarakat global adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam.
Arus Sumber Daya Lingkungan
Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan dan kembali kepada elemen-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan. Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen tersebut adalah informasi.

Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi segmen khusus untuk memenuhi keutuhan pasar, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan laverage di pasaran.

Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif di atas.
  1. Tidak satupun perusahaan yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tanngguh.
  2. Tida ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.
  3. Contoh perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka. Ini merupakan strategi awal untuk mendorong strategi keunggulan kompetitif.
Jenis-jenis Sumber Daya Informasi
Sumber daya informasi karena itu terdiri dari:
- Perangkat keras komputer
- Perangkat lunak komputer
- Para spesialis informasi
- Pemakai
- Fasilitas
- Database
- Informasi

Saat para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi. Contohnya, manajer harus mengerti bahwa pegawai yang mampu menerapkan komputer untuk permasalahan bisnis adalah sumber daya yang berharga, demikian pula dengan para pemakai di lingkungannya.     

Chief Information Officer (CIO)
CIO  adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.
Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut:
  • Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
  • Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management; jangan menungu hingga diundang.
  • Fokuskan pada proses dasar bisnis.
  • Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis.
  • Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
  • Jangan bersifat defensif.
Perencanaan jangka panjang dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menetukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Perencanaan Strategis Fungsional
Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Dan gmbar dibawah ini menunjukan bagaimana semua area fungsional harus bekerja sama dalam proses perencanaan strategis mereka. 
Suatu pendekatan bagi pererncanaan strategis fungsional adalah tiap area menetapkan rencananya sendiri secara independen dari yang lain. Panah-panah menggambarkan arus informasi dan pengaruh.

Perencanaan strategis Sumber Daya Informasi
Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala dan strategi. Pendekatan ini yang dinamakan transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation), satu kekurangan dasar dalam tranformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. 

Pendekatan  SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. 

Isi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi
  1. Tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan.
  2. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
Sebagai contoh rencana tersebut misalkan, bahwa sitem persediaan akan dimodifikasi agar memungkinkan pesanan pelanggan ditangani lebih cepat.

Empat kelompok pengguna EUC (End User Computing)
  1. Pemakai akhir tingkat menu (menu-level end-users), yaitu sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan WordPerpect.
  2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users), yaitu sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
  3. Programer pemakai akhir (end-user programmers), yaitu sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau bahasa permrograman di dBASE yang terdapat di dalam DBMS tersebut. 
  4. Personil pendukung fungsional (functional support personnel), yaitu di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional dan bukannya unit jasa informasi.
Dua unsur penting menjadi ciri empat tingkatan kemampuan pemakai akhir. Pertama, semua tingkat memiliki kemampuan untuk mengembangkan berbagai aplikasi, dan kedua, tidak seorangpun yanng merupakan anggota dari organisasi  jasa informasi.

Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir
  • Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah
  • Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan:
  • Aplikasi SIM dan SIA
  • DSS yang kompleks
  • Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional 
  • Sistem pakar
Manfaat end-user Computing
  • Pemindahan beban kerja pengembangan sistem ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area-area tersebut.
  • kesenjangan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan sistem sejak masa awal komputer. Pemakai mengerti area permasalahan tetapi tidak mengerti teknologi komputer.
Risiko End-user Computing
  1. Sistem yang buruk sasarannya yaitu pemakai akhir yang mungkin menerapkan komputer untuk penerapan yang seharusnya dilaksanakan dengan cara lain, misalnya secara manual.
  2. Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya yaitu pemakai akhir, walaupun memiliki pengetahuan yang tinggi tentang komputer, tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang sistem.
  3. Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien yaitu saat tidak ada pengendalian terpusat atas perolehan perangkat keras dan perangkat lunak. 
  4. Hilangnya integritas data yaitu pemakai akhir mungkin kurang berhati-hati dalam memasukan data kedalam database perusahaan.
  5. Hilangnya keamanan yaitu dengan cara serupa, pemakai akhir mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya. Disket dibiarkan tergeletak di meja, dan hasil cetakan dibuang dikeranjang sampah, pintu keruang komputer dibiarkan tidak terkunci.
Elemen-elemen IRM yang Diperlukan
  1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitip dapat dicapai melaluli sumber daya informasi yang unggul. Dengan cara mengelola arus informasi pasti perusahaan dapat mencapai keunggulan tersebut.
  2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Dengan struktur organisasi  mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area fungsional.
  3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO memberikan kontribusi pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan.
  4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
  5. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
  6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir.
IRM mencerminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. 
Model IRM
  1. Lingkungan perusahaan. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai caara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.
  2. Eksekutif perusahaan. Mengarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu kunci ativitasnya yaitu perencanaan strategis.
  3. Area fungsional. Di setiap area bersama-sama mengembangkan rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan.
  4. Sumber daya informasi. Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperoleh dan dikelola.
  5. Pemakai. Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai.
Sebagian besar ikut serta dalam end-user computing.
IRM akan berkembang jika:
  1. Perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif,
  2. Para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama,
  3. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka, 
  4. Para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan strategis,
  5. Terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal, dan
  6. Rencana tersebut membahas masalah end-user computin. 
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan, tingkat-tingkat anajemen, area-area fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai.

Istilah-istilah penting:
  • Pertukaran data secara elektronik (electronic data interchange- EDI)
  • Sistem informasi antar-organisasi (interorganizational informaton system- IOS)
  • Perencanaan strategis transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation)


Pendapat sobat:

Irva Herviana Sautaqi

Author & Editor

Lahir di Jawa Barat, tahun 1977. Saat ini, aktivitas sehari-hari bergelut di bidang jasa komputer dan Multipayment (Leader Paytren). Saat ini tinggal di Telukjambe Timur - Karawang - Jawa Barat - Indonesia.

 
biz.