Kamis, 17 Desember 2015

Komputer Sebagai Sistem Informasi Organisasi

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Dan informasi dapat dikelola seperti halnya sumberdaya yang lain. Bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output informasi pada komputer digunakan oleh para manajer, non- manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam semua area fungsional. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan mengerti komputer (Computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).
Aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain : Sistem Informasi Manajemen ( managemen informasi system), system pendukung keputusan(decision support systems), otomatisasi kantor (office automation) dan system pakar (expert systems). Kelima Aplikasi tersebut membentuk system informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS. 
Para specialis mencakup analisis system (system analysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan ( network specialist ), progremer dan operator. 

Jenis-jenis Utama Sumber Daya;
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya:
• Manusia
• Material
• Mesin ( termasuk fasilitas dan energy )
• Uang
• Informasi ( termasuk data)

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang memiliki wujud yang dimaksud adalah ada secara fisik dan dapat disentuh. Jenis sumber daya yang kelima, informasi memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Istilah sumber daya konseptual adalah untuk menggambarkan informasi dan data.

Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti perlatihan pegawai atau kontruksi suatu bagian mesin yang khusus. 

Bagaimana Informasi Dikelola
Manajer dengan mudah mengelola sumber daya fisik, tetapi manajer juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diperoses menhadi informasi sempurna. Manajer memastikan orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang muktahir dan akurat.

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat
Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi intrnasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala social.

Pengaruh Ekonomi Internasional perusahaan besa maupun kecil semua kena pengaruh ekonomi yanag dapat besumber dari bagian dunia manapun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relative mata uang dari setiap Negara. Para pembeli melakukan pembelian di Negara-negara di mata-mata uang mereka memiliki nilai paling besar. Sebagai contoh, saat mexico mendevaluasikan peso pada akhir 1980-an, banyak turis Amerika Serikat yang memutuskan untuk berlibur di Mexico dari tempat lain, seperti Hawai.
Persaingan Dunia perusahaan-perusaahan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografinya sendiri. Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak persaingan ini terlihat pada inpor dari luar negeri. Keputusan General Motor pada akhir 1991 untuk menutup pabriknya menunjukan bahwa industi raksaksa pun tidak terhindar dari dampak persaingan.
Kopleksitas Teknologi yang meningkat setiap hari berbagai teknologi dalam bisnis bar code scanner di pasar swalayan, system pemesanan penerbangan yang berbasis komputer, automated teller machine, dan closed circuit television di gedung-gedung. Banyak juga teknologi di belakang layar, yang tidak kita lihat, missal robot-robot pabrik dan peralatan otomatis penanganan dan penyimpanan barang dagang. 
Batas Waktu yang Singkat para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon ( telemarketing) untuk menghubungi para pelanggan, dan pengeriman pun secara elektronik dari satu komputer ke yang lain, dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar lebih tepat pada waktunya ( just in time ).
Kondala-kendala social keputusan bisnis harus didasarkan pada factor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya social harus juga dipertimbangkan. Peluasan pabrik, produk baru, dan tindakan-tindakan serupa harus dipertimbangkan dampak terhadap lingkungan. 

Komponen Komputer yang Semakin Baik  
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu system informasi manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk memecahkan masalah. SIM bukan lah suatu system untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.
Bahwa para pemakai komputer meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Manajer ada beberapa tingkat dan berbagai area fungsional di dalam perusahaan :
Tingkat-tingkat Manajemen 
Manajer pada tingkat tertinggi hiraki organisasi, seperti direktur dan wakil direktur, disebut berada pada Tingkat Perencanaan Strategis  (strategic planning level ). Manajer tingkat menengah mencaku manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan Tingkat Pengendali Manajemen (managemen control level). Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, supervisor, dan pimpinan proyek yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang ditetapkan oleh manajer di tingkat yg lebih tinggi, tingkat terendah disebut Tingkat Pengendali Oprasional (operational control level).

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud sama mencapai tujuan.
Daya input diubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari element input, melalui element transformasi, kepada elemen output. Suatu mekanisme control memantau proses menyakinkan bahwa system tersebut memenuhi tujuannya. 
Suatu system tanpa elemen mekanisme control, lingkar umpan balik, dan tujuan disebut system kingkar terbuka (open-loop system ). Contohnya pemanas ruangan listrik yang kecil, yang ditancapkan, menyala, dan terus menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak ada cara mengendalikan Output-nya.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup 
Suatu system yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut Sistem Terbuka (Open system). Suatu system yang tidak dihubungkan dengan lingkungan disebut adalah system tertutup (closed system).

SUBSISTEM
Subsistem adalah hanyalah system di dalam suatu system, yang berarti bahwa system berada pada lebih dari satu tingkat.

SUPERSISTEM
Supersistem suatu system bagian dari system yang lebih besar, system yang lebih besar itu adalah supersistem.
Sistem Bisnis
Tanggung Jawab manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuan. Berbagai usaha doarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja sama sesuai seharusnya. Manajer adalah element pengendali dalam system, menjaga system itu agar terus berjalan dan bergerak sesuai tujuan.
Komputer adalah suatu system fisik, tetapi data dan informasi yang dismpan di dalamnya dapat di pandang sebagai suatu system konseptual.

Pentingnya Suatu Pandangan System 
Suatu Pandangan system ( Sistem view )melihat oprasi bisnis sebagai system-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, pandangan system ini :
  1. Mencegah manjer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerja,
  2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik,
  3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalm organisasi,
  4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya,
  5. Memberikan penilaian yang tinggi informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara system lingkar tertutup.

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai, dan Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam bentuk keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Gambar diatas menunjukan Model CBIS.

Para Spesialis Informasi
Istilah Spesialis Informasi untuk menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system berbasis informasi. Lima Golongan utam spesialis informasi :
• Analis Sistem (system analist )
• Pengelola database (database administrator)
• Specialis Jaringan ( network specialist)
• Progremer dan
• Operator 

Catatan Penting:
  • Database adalah suatu kumpulan data computer yang terintegritasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengembalian kembali.
  • Sepesialis Jaringan bekerja sama dengan analis system dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data menyatukan berbagai sumber daya computer yg tersebar.
  • Programer menggunakan dokumentasi yang disaipkan oleh analis system untuk membuat kode intuksi-intruksi yang menyebabkan computer mengubah data menjadi informasi.
  • Operator mengoprasikan peralatan computer bersekala besar seperti computer Mainframe dan computer mini.

Oleh : 
ABHY SEHABBUDIN (Tugas Mata Kuliah SIM)
Pendapat sobat:

Irva Herviana Sautaqi

Author & Editor

Lahir di Jawa Barat, tahun 1977. Saat ini, aktivitas sehari-hari bergelut di bidang jasa komputer dan Multipayment (Leader Paytren). Saat ini tinggal di Telukjambe Timur - Karawang - Jawa Barat - Indonesia.

 
biz.