Sistem Informasi Sebagai Pendukung Proses Manajemen

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen 
oleh:
Indragiri Agus Nusantoro & Enjang Saputra
(Jurusan Ekonomi Pembangunan)

Manajemen suatu organisasi diharapkan  dan dituntut memainkan berbagai peranan strategis demi keberhasilan organisasi sebagai keseluruhan. Peranan tersebut berangkat dari pandangan bahwa kelompok manajemen harus mampu menerapkan kepemimpinan yang efektif. Pada umumnya kepemimpinan yang efektif tercermin pada dua kegiatan utama, yaitu memainkan peranan yang menjadi  tanggung  jawabnya selaku unsur pemimpin dalam organisasi dan  kemahirannya memimpin organisasi dalam menempuh seluruh proses manajerial yang memang harus terlaksana dengan sebaik mungkin.
Dari teori kepemimpinan, bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga kategori peranan, yaitu :
1. Peranan yang bersifat “interpersonal”
Peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan untuk membubuhkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini sering menampilkan dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu:
pertama peranan yang bersifat simbolis. Diantara peranan tersebut ialah kesediaan manajemen untuk terlibat dalam berbagai kegiatan sosial dan seremonial. Contohnya: manajer menghadiri resepsi perkawinan  putra/putri rekan atau bawahan, menghadiri upacara penghargaan kepada karyawan yang menampilkan kinerja yang sangat memuaskan, dll. Sesungguhnya memainkan peran simbolis tersebut sangat penting, paling sedikit ditinjau dari segi penciptaan citra positif organisasi yang bersangkutan misalnya sebagai tokoh dalam lingkungan “keluarga besar”.
Kedua peran selaku pemimpin. Kepemimpinan didefiinisikan kemampuan untuk mempengaruhi prilaku orang lain yang bersedia melakukan hal-hal yang diinginkan oleh pemimpin. Kepemimpinan yang efektif antara lain menyangkut gaya kepemimpinan yang situasional yang pada umumnya dapat menyesuaikan dengan tingakat kematangan mental,professional, dan tekni para bawahan.
Ketiga peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu peranan selaku wakil organisasi dalam menghadapi berbagai pihak di luar organisasi yang memiliki kemitraan atau hubungan kerja dengan organisasi yang bersangkutan.

2. Peranan informasional
Bahwa dalam kedudukannya selaku pemimpin dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi disamping peranan selaku penerima dan pembagi informasi. Sebagai pemantau arus informasi organisasi manajemen berupaya untuk menjamin bahwa informasi yang diterima segera sampai kepada satuan kerja yang memerlukannya dan sebaliknya arus informasi keluar berjalam lancar. Selaku penerima informasi, manajemen memperoleh berbagai jenis informasi dari berbagai sumber baik secara internal maupun eksternal yang dianggap diperlukan oleh manajemen.
Begitu juga peranan selaku pembagi informasi, peranan ini manajemen menyampaikan informasi tentang bebagai segi kehidupan organisasi seperti strategi, rencana, kebijakan-kebijakan, tindakan operasional dan hasil yang dicapai kepada berbagai pihak yang memerlukan.

3. Peranan selaku pengambilan keputusan
Manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambil keputusan, baik yang sifat strategis, fungsional dan teknis operasional. Peranan tersebut timbul karena manajemen memiliki wewenang untuk bertindak selaku:
  • Wirausahawan bahwa merekalah yang peling bertanggung jawab untuk mengamati situasi internal dan lingkungan sedemikian rupa ssehingga jika peluang baru timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam rangka peningakatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya.
  • Perendam ketidaktenangan, untuk merendam ketidaktenanga yang mungkin timbul, manajer dapat melakukan berbagai tindakan, termasuk pengkajian ulang strategis dan rencana organisasi dan mengkomunikasikan hasil pengkajian tersebut kepada seluruh jajaran organisasi.
  • Kewenangan mengalokasikan anggaran, sarana, dan prasarana kerja, sumber daya manusia, serta kewenangan untuk memberikan penghargaan atas kinerja dan perilaku positif seperti dalam bentuk promosi. Kepemimpinan seseorang akan semakin efektif apabila yang bersangkutan mampu mempngaruhi perilaku para bawahannya dengan pendekatan yang sifatnya persuatif dan tidak dengan serta mereta menonjolkan kekuasaan yang dimilikinya.
  • Perunding bagi organisasi berbagai pihak di luar organisasi misalnya, perundingan dengan para pekerja, perundingan dengan para pemasok, periundingan dengan mitra kerja, perundingan dengan para pesaing.

PROSES MANAJERIAL
Manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada:
1. Penentuan tujuan
Suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan akhir organisasi memiliki empat cirri yaitu: (1) jangkauannya jauh kedepan dan bahkan biasanya tidak dinyatakan secara tegas kapan tujuan tersebut akan dicapai, malainkan dengan mengatakan “ diupayakan akan tercapai satu kelak”. (2) tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang diharapkan akan terwujud. (3) tujuan dinyatakan secara kulitatif. (4) sifat tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk dirumuskan secara konkret melainkan abstrak.

2. Perumusan strategi
Strategi pada umumnya didefinisikan pernyataan sadar oleh manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh organisasi sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak dimasa yang akan datang.
Salah satu instrument ilmiah yang umum digunakan dalam menetukan dan menetapkan strategi organisasi ialah analisis SWOT. SWOT merupakan dari kata-kata Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), Threats (ancaman). Manajemen mutlak perlu mengenali faktor-faktor kekuatan organisasi, kelemahannya, peluang yang mungkin atau perkiran akan timbul, dan berbagai ancaman yang harus dihadapi. Analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrument pembantu dalam pengambilan keputusan tentang strategi organisasi, diperlukan bebagai informasi baik yang bersumber dari dalam organisasi sendiri maupun yang digali dari luar organisasi yang bersangkutan.

3. Fungsi perencanaan
Perencanaan adalah pengambilan keputusan sekarang tentang  hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan. Dilihat dari sudut jangkauan waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panjang misalnya sepuluh tahun, jangka sedang misalnya lima tahun, dan jangka pendek misalnya satu tahun atau mungkin lebih singkat. Sangat penting untuk disadari bahwa muatan resiko dan ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang dan relative makin kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka pendek. Jadi jumlah, bentuk, jenis dan sifat informasi yang diperluakan pun jelas berbeda dan manajemen harus memahami perbedaan-perbedaam tersebut.

4. Penyusunan program kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau menengah. Perencanaan harus terjawab dalam penyusunan program kerja dengan pengertian bahwa tersebut : (a) lebih bersifat kuantitatif (b) menyatakan secara jelas dan konkret hasil yang diharapkan (c) standar kinerja jelas (d) mutu hasil pekerjaan  ditetapkan sacara pasti (e) disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dan pegangan dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.

5. Fungsi pengorganisasian
Organisasi adalah sekolmpok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tetentu yang telah ditetapkan sebelunya.  Organisasi mempunyai lima implikasi informasional yaitu: (1) organisasi sebagai wadah. (2) organisasi sebagai proses. (3) tipologi organisasi (4) prinsip-prinsip organisasi. (5) faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.

6. Pergerakan sunber daya manusia
Pergerakan sumber daya manusia merupakan fungsi yang teramat penting dan sekaligus yang paling sulit. Teramat penting karena seluruh proses manajerial hanya mempunyai makna operasional dalam rangka penncapaian tujuan bila diselenggarakan oleh manusia baik dan benar. Paling sulit karena manusia merupakan makhluk yang paling rumit yang belum sepenuhnya dipahami baik oleh para teoritis maupun oleh para praktisi. Pertama : Manusia adalah makhluk yang mempunyai harkat dan martabat yang perlu dan harus diakui dan dihargai. Kedua : Dalam berkarya, manusia ingin diperlukan sacara manusiawi, dalam arti diperkaya kehidupan kekaryaannya. Ketiga : Manusia pekerja akan sangat senang apabila mereka diikut sertakan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut kehidupan kekaryaannya melalui apa yang dewasa ini popular dengan istilah dan konsep pemberdayaan. Pergerakan sumber daya manusia yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal, misalnya informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian pekerjaan, informasi tentang analisis pekerjaanm, dll.

7. Penyelenggara kegiatan operasional
Manajemen disimak dengan cermat akan terlihat paling sedikit empat elemen yang sangat penting. Pertama: manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Kedua: Manajemen berorientasi pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil yang maksimal. Optimalisasi yang dicapai menuntut agar penyelanggaraan kegiatan operasional dalam organisasi didasarkan pada prinsip atau pendekatan, efisiensi, dan efektivitas kerja. Ketiga: kelompok orang yang paling menduduki berbagai jabatan manjerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan melalui orang-orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya menyelengarakan kegiatan operasional. Ke empat: sampai pada tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh kegiatan operasional harus secara langsung tertuju pada dan mendukung pada pencapaian tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan strategi yang telah ditetapkan sebelumnya.

8. Pengawasan sebagai komponen proses manajerial
Pengawasan sebagai upaya untuk lebih menjamin bahwa semua kegiatan operasional berlangsung sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi mata uang yang sana. Pengawasan merupakan kegiatan yang sistematis untuk memantau penyelenggaraan kegiatan operasional untuk melihat apakah tingkat efisiensi, efektifitas, dan produktifitas yang diharapkan terwujud atau tidak. Tujuan dalam pengawasan adalah untuk membantu para anggota organisasis mengatasi berbagai kelemahan yang terdapat pada diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga terjadi modifikasi perilaku yang negatif tersebut. Kegiatan pengawasan memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelengaraan berbagai kegiatan opersional yang sedang terjadi. Informasi tersebut akan sangat berguna dalam rangka peningkatan kinerja seluruh komponen operasional organisasi.

9. Penilaian sebagai komponen proses manajerial
Penilaian merupakan pembandingan anatara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selasai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Penilaian berbeda dengan pengawasan yang sorotan perhatiannya  ditunjukan pada kegiatan operasional yang sedang diselanggarakan, sedangkan penilaian dilakukan setelah satu tahap tertentu dilalui. Penilaian menghasilkan informasi tentang tepat tidaknya semua komponen dalam proses manajerial. Hasil penilain menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang telah ditentukan. Informasi yang diperoleh dari kegiatan penilaian diperlukan untuk mengkaji ulang semua komponen proses manajerial sehingga perumusan kembali berbagai komponen tersebut dapat dilakukan dengan tepat. Orientasi penilaian adalah masa depan yang pada gilirannya memungkin organisasi meningkatkan kinerjanya.

10. Pentingnya umpan balik
Umpan balik merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam menentukan arah dan langkah yang akan ditempuh dimasa depan baik dalam arti peningkatan efisiensi, efektifitas, dan produktifitas kerja tanpa prubahan komponen proses manajerial, maupun melakukan perubahan kebijaksanaan, strategi, struktur, system imbalan, budaya organisasi, dan pemanfaatan teknologi.
Comments
0 Comments

0 komentar:

Poskan Komentar

Silahkan berkomentar dengan santun...