Jumat, 31 Agustus 2012

Sistem Informasi Manajemen (1)

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen 
oleh:
SUROSO & ANTONI 
(Jurusan Ekonomi Pembangunan)
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola organisasi seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi. 
Fenomena yang dewasa ini sudah mendunia dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan dibidang teknologi informasi, sehingga dapat dikatakan bahwa tidak ada lagi segi kehidupan dan penghidupan yang tidak disentuh oleh informasi, baik dalam tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan antar negara. Salah satu kelompok dimasyarakat yang merasakan makin pentingnya informasi ialah para manajer yang menduduki jabatan pimpinan dalam berbagai jenis organisasi, seperti organisasi politik, kenegaraan, swadaya masyarakat, niaga, social bahkan organisasi keagamaan. 
Kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial akan turut menentukan berhasil tidaknya manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpinnya. 
Masyarakat yang mengolah informasi secara tradisional, dalam arti tidak menggunakan sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional. Sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan dan terobosan teknologi informasi disebut sebagai masyarakat informasional. 
Penanganan suatu system informasi dilakukan melalui tujuh tahap, yaitu (1) pengumpulan data, (2) klasifikasi data, (3) pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan kegunaannya menjadi informasi, (4) interpretasi informasi, (5) penyimpanan informasi, (6) penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna, dan (7) penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi. Penanganannya dilakukan dengan memanfaatkan pengembangan dan terobosan teknologi, terutama dengan menggunakan komputer. Dan masyarakat yang hidup sebelum tibanya era informasi penanganan informasi dilakukan secara manual atau secara mekanik dengan menggunakan mesin-mesin yang bukan komputer.   

CIRI-CIRI MASYARAKAT INFORMASIONAL
Untuk lebih mudah memahami apa yang disebut sebagai masyarakat informasional dan masyarakat prainformasional, berikut ini perbandingan ciri-cirinya :

  1. Di lingkungan masyarakat prainformasional ilmu pengetahuan yang digunakan sebagai dasar berfikir masih relative sederhana dan paradigma ilmiahnya pun sering tampak kaku, sedangkan di lingkungan masyarakat yang sudah tergolong informasional, instrument berfikir yang digunakan sudah memanfaatkan teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih. 
  2. Masyarakat prainformasional menghadapi berbagai permasalahan yang relative sederhana, jumlah informasi yang diperlukannya pun relative sedikit dan alat yang tersedia bagi masyarakat tradisional untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya, berkat perkembangan teknologi informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras maupun  perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat. Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya dan intuisi memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang mereka tempuh. Sedangkan masyarakat maju dihadapkan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah.
  3. Dikalangan masyarakat  yang belum maju tingkat pertambahan informasi bertambah dengan lambat, sebaliknya dimasyarakat yang sudah maju informasi bertambah dengan sangat cepat.
  4. Dengan menggunakan paradigma secara kaku dibantu oleh intuisi, dasar seleksi yang digunakan oleh masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi jenis-jenis informasi yang dibutuhkannya sering tidak jelas karena diwarnai oleh persepsi yang sifatnya subjektif dalam arti disesuaikan dengan persepsi dan selera pengambil keputusan. Di masyarakat maju karena disamping menggunakan paradigma yang menggunakan pendekatan penggabungan kreatif, juga menggunakan paradigma ilmiah yang memungkinkan pemilihan informasi dilakukan dengan tepat, bebas dari selera dan subjektivitas pengambil keputusan kunci.
  5. Penyampaian informasi di lingkungan masyarakat yang belum maju berjalan lambat karena sara dan mekanisme penyampaiannya sederhana dengan kapasitas transmisi rendah, misalnya telefon. Sedangkan masyarakat modern menggunakan alat-alat teknologi tinggi dan canggih dengan kecepatan yang sangat tinggi.
  6. Didalam masyarakat yang belum maju  keputusan diambil relative sederhana maka bentuk, jenis, jumlah dan lingkup informasi yang dibutuhkan pun sederhana. Dengan kata lain permasalahan yang timbul dipecahkan satu persatu. Sedangkan dimasyarakat maju dihadapkan bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraneka ragam, jenis, jumlah dan lingkupnya pun luas. Oleh karena itu diperlukan cara pemecahan yang integralistik, dan komprehenship.
  7. Biaya pengadaan informasi yang harus dikeluarkan oleh suatu orgaisasi yang masih berada pada tahap prainformasi biasanya tinggi, tidak mampu bekerja dengan cepat, tenaga pengolah yang besar jumlahnya, waktu yang lama dalam penyelesaian tugas, dan kemungkinan masih terjadi kesalahan dalam proses pengolahan sehingga hasilnya tidak berupa informasi siap pakai. Sebaliknya dimasyarakat informasional, biaya pengolaan informasi menjadi lebih murah meskipun jumlah informasi yang diolah berjumlah besar karena kecanggihan perangkat keras dan perangkat lunak.
  8. Masyarakat prainformasional berkembang dengan lamban, permasalahan yang dihadapinya relative tidak rumit sehingga isi informasi yang dibutuhkan tidak sering mengalami perubahan sedangkan satu fenomena yang terlihat dalam masyarakat modern ialah sering terjadinya perubahan yang berlangsung dengan cepat. Semakin maju masyarakat, makin tinggi pula dinamika masyarakat tersebut.
  9. Lokasi informasi, masyarakat yang belum maju tingkat mobilitasnya rendah,  tokoh masyarakat lah yang umumnya berperan sebagai pengambil keputusan kunci. Dalam masyarakat informasional mobilitas fisik dan sosial para warganya biasanya tinggi. Berpindah wilayah pemukiman dan pekerjaan atau profesi merupakan salah satu contoh konkretnya.
  10. Dalam lingkungan masyarakat prainformasional, jangkauan terhadap informasi masih terbatas dan sifat keputusan yang diambil memerlukan dukungan informasi yang terbatas pula. Sedangkan dalam lingkungan masyarakat maju, jangkauan informasi menjadi terbuka dan tak terbatas. Yang dimaksud dengan jangkauan informasi terbuka ialah bahwa organisasi tidak boleh puas karena memiliki informasi tertentu yang secara konvensional dipandang perlu memiliki oleh organisasi tersebut.
  11. Cara penyampaian informasi pada masyarakat prainformasi cukup dengan menggunakan medium tunggal atau monomedia dan bahkan sering bersifat lisan. Namun dalam masyarakat informasional penyampaian informasi menggunakan multimedia, media elektronik yang semakin canggih, cepat, akurat seperti email, internet dan word wide web.
  12. Telah umum diakui dan diketahui bahwa masyarakat tradisional terdiri dari kelompok-kelompok yang relative self-containing dalam arti (a) terdiri dari para warga yang masih mempunyai pertalian darah, (b) menganut system kekeluargaaan, (c) terikat kuat pada tradisi dan norma-norma budaya yang bersifat komunalistik, (d) menekuni jenis-jenis profesi tertentu untuk mencari nafkah dan (e) relative tertutup terhadap pengaruh dari luar, sehingga masyarakat tersebut dapat dikatakan otonom dalam hal pemilikan dan penggunaan informasi yang mereka butuhkan terbatas pada kepentingan kelompok yang bersangkutan saja. Sedangkan masyarakat modern semakin terbuka, menganut sistem keluarga yang longgar, tradisi dan norma-norma sudah tercampur dengan norma yang datang dari luar, beraneka ragam profesi dan berinteraksi dengan banyak pihak diluar kelompoknya. Dengan kata lain, terdapat hubungan interdependensi secara internal antara para anggota masyarakat sendiri dan secara eksternal kepada pihak-pihak lain.
  13. Pada masyarakat yang belum maju, informasi disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain dengan cara yang sama, berarti variabilitas informasi pun bersifat langsung. Dalam lingkungan masyarakat maju makin banyak hubungan antar manusia yang terjadi secara tidak langsung dan menggunakan berbagai media untuk penciptaan dan pemeliharaan hubungan tersebut.
  14. Pada umumnya di lingkungan masyarakat yang belum menggunakan teknologi informasi yang canggih penanganan informasi dilakukan oleh tenaga manusia dan ini logis karena kemampuan masyarakat untuk menggunakan mesin terbatas.  Sebaliknya di masyarakat yang sudah maju dan menggunakan informasi canggih, penanganan informasi dilakukan dengan menggunakan mesin-mesin pengolah informasi.
  15. Masyarakat tradisional mengakui adanya stratifikasi kekuasaan dalam masyarakat. Stratifikasi tersebut ternyata menampakkan diri pula pada struktur pengolahan informasi, pengolahan dan penyampaian informasi bersifat hierarkis. Dilingkungan masyarakat yang sudah maju, meskipun stratifikasi kekuasaaan tetap ada, namun interaksi, interrelasi dan interdependensi antara satu komponen organisasi dengan komponen lainnya makin menonjol.  Pengolahan informasi bersifat horizontal, sifat ini mudah terlihat pada suatu organisasi bisnis dengan berbagai bidang fungsional didalamnya.
  16. Agar bermanfaat sebagai penunjang kegiatan organisasi, informasi yang dimiliki perlu diinterpretasikan dengan tepat. Kerangka nilai interpretif yang umum digunakan dilingkungan masyarakat yang  belum maju bersifat monistik atau terpusat pada seseorang yang diakui menjadi pimpinan tertinggi dimasyarakat tersebut. Dilingkungan masyarakat yang sudah maju bersifat pluralistik  karena makin banyak pihak dan orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan. 
  17. Dalam ukuran teknologi informasi, kenyataan menunjukkan bahwa kemajuan dalam bidang perangkat keras teknologi informasi menghasilkan alat pengolah informasi yang makin kecil, akan tetapi dengan kemampuan yang makin besar.
  18. Makin maju suatu suatu masyarakat, makin dinamis pula masyarakat tersebut.  Masalah yang dihadapinya pun semakin beraneka ragam, tingkat kompleksitas system informasi yang diperlukan pun makin kompleks, berbeda dengan masyarakat prainformasional yang sitem informasinya relatif sederhana.
  19. Untuk kepentingan penggunaannya, terdapat perbedaan antara masyarakat prainformasional dengan masyarakat informasional. Dilingkungan masyarakat prainformasional arus informasi mengalir dari seorang (pimpinan) kepada banyak orang, sedangkan dalam masyarakat informasional arus informasi mengalir dari para pengambil keputusan pada eselon yang lebih rendah kepada pimpinan puncak.
  20. Suatu system informasi harus mampu mendukung kegiatan pemecahan masalah yang dihadapi oleh pengguna system tersebut, sederhana dalam lingkup local atau diambilnya langkah-langkah yang lebih canggih.
  21. Dimasyarakat yang belum maju partisipasi social dalam pengolahan informasi berlangsung dengan cara perwakilan atau menyerahkan kepada orang yang dipandang tokoh masyarakat. Sebaliknya dalam masyarakat maju partisipasi social dalam pengolahan informasi pada umumnya tinggi, bersifat universal dan langsung.
  22. Salah satu ciri masyarakat belum maju masyarakat tersebut relatif tertutup, mempertahankan status quo, dibidang informasi tingkat kerahasiaan tinggi, informasi terbatas hanya pada orang-orang tertentu saja misalnya pemilik kekuasaan. Berbeda dengan masyarakat informasional keterbukaan menjadikan pemilikan informasi menjadi sangat penetratif.
  23. Orientasi waktu, masyarakat yang belum maju lebih senang bernostalgia dengan kejayaan masa lalu yang pernah dialami dan enggan mengambil resiko bahwa masa depan mengandung ketidakpastian, sedangkan masyarakat maju tidak takut menghadapi berbagai tantangan dan resiko yang akan timbul dimasa depan.
TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI
Terobosan dibidang teknologi informasi selalu mengembangkan perangkat kerasnya,  perangkat lunaknya dan perangkat otak (brainware nya). Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan tahap penting dalam penanganan informasi, yaitu :
  1. Penciptaan informasi. Proses penciptaan informasi harus diupayakan agar berlangsung dengan tingkat efesiensi yang tinggi. Data yang dikumpulkan dari berbagai sumber memerlukan pengolahan lebih lanjut agar sifatnya berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses pengambilan keputusan.
  2. Pemeliharaan saluran informasi.Salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini adalah terjadinya perkawinan antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi, akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain atau sering disebut dengan saluran informasi multimedia.
  3. Seleksi dan transmisi informasi. Informasi yang dimiliki organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Satuan kerja yang menangani kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia.
  4. Penerimaan informasi.Salah satu cara yang kini umum digunakan dalam kaitan ini ialah menciptakan data induk (data base) dimana semua jenis informasi yang diperkirakan akan dibutuhkan oleh semua komponen perusahaan disimpan dan dipelihara.
  5. Penyimpanan informasi.Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera.
  6. Penelusuran informasi. Informasi yang telah diolah dengan menggunakan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
  7. Penggunaan informasi. Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era informasi, hal ini berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, baik pada tingkat individual, kelompok, organisasi, politik, bisnis, pendidikan, penelitian dan pengembangan dan lain sebagainya.
  8. Penilaian kritis dan umpan balik. Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasarannya, diperlukan serangkaian standar penilaian. Sasaran penilaian antara lain adalah :
  • Validitas informasi yang diterima 
  • Signifikansi informasi tersebut
  • Kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan,
  • ubungan informasi tersebut dengan informasi lain.
Hasil penilaian harus diumpan balikkan kepada berbagai pihak dan dengan bahan umpan balik tersebut diharapkan proses manajemen dalam organisasi dapat berlangsung dengan lancar, efesien, dan efektif yang pada gilirannya meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.



PENGARUH KEPEMIMPINAN TERHADAP SISTEM INFORMASI
Kepemimpinan merupakan inti manajemen, kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap efektifitas system informasi yang digunakan dalam organisasi. Kepemimpinan dalam organisasi mempunyai pengaruh yang sangat luas, berikut ini menunjukkan peranan tersebut:
Pertama: Pimpinan organisasi memahami, mungkin lebih dari siapapun dalam organisasi, bahwa penguasaan dan pemilikan sarana komunikasi sangat menentukan peranan informasi dalam kehidupan organisasional.
Kedua: Pimpinan organisasi sangat mungkin memiliki berbagai  informasi tentang organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan organisasi mencapai tujuan.
Ketiga: Pimpinan organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan  oleh bawahan mereka, termasuk system informasi yang diciptakan, dipelihara dan digunakan.
Keempat: Pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa, yang biasanya disertai petunjuk penggunaannya dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan prinsip-prinsip efesiensi, efektifitas, dan produktifitas kerja.
Kelima: Pimpinan organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi oleh orang lain dan juga sebagai sumber informasi yang diperlukan oleh orang lain.
Keenam: Karena peranan informasionalnya, pimpinan organisasi mempengaruhi penciptaan system dan cakupan penyebarannya.
Ketujuh: Pimpinan organisasi menggunakan informasi untuk mempengaruhi opini orang lain tentang organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara, tergantung pada siapa yang ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.


Selain memahami pengaruh kepemimpinan terhadap informasi dalam organisasi, keterlibatan pimpinan dalam penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut tidak selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan.

Langkah-langkah yang biasa ditempuh dalam hal tersebut adalah:
Penelitian Dasar
Penelitian dasar perlu dilakukan untuk menggali hal-hal baru yang bersifat khas dan asli.  Penelitian terapan diperlukan untuk mengkaji atau menguji berlaku tidaknya temuan-temuan oleh orang atau pakar lain di masyarakat lain yang sudah menerapkannya.
Eksperimen Laboratorium
Hasil-hasil yang ditemukan melalui penelitian tidak begitu saja dapat dikembangkan dan disebarluaskan, percobaan laboratorium perlu dilakukan, dalam uji coba berbentuk proyek.  Jika uji coba membuahkan hasil yang diharapakan, barulah aplikasinya dilakukan secara menyeluruh dan hasil penelitian tersebut mempunyai nilai-nilai positif bagi pemakainaya.
Pengembangan
Jika hasil yang diperoleh dari percobaan laboratorium memberikan keyakinan penuh kepada para pengguna informasi, langkah selanjutnya yang ditempuh adalah pengembangan.  Pengembangan dalam hal ini adalah seluruh upaya produksi informasi sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan informasi yang memenuhi kebutuhan organisasi, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Pelatihan untuk Aplikasi
Para calon pemakai informasi baru perlu diberikan pelatihan agar menguasai teknik penggunaan dan aplikasi system baru. Ada 2 alasan mengapa pelatihan perlu dilakukan. Pertama: agar mereka memahami dengan tepat bahwa system informasi yang baru lebih baik dari system yang lama. Kedua: memberikan kepada mereka keterampilan yang diperlukan untuk mengaplikasikan dengan tepat.
Penggunaan
Menggunakan system informasi yang baru pada hakikatnya meninggalkan cara kerja yang lama. Berhasil tidaknya penerapan system baru sangat bergantung pada (a) efektif tidaknya komunikasi yang terjadi antara para inovator kepada para pemakai system baru tersebut, (b) mantap tidaknya persiapan yang dilakukan, (c) ada tidaknya pedoman aplikasi yang mudah dipahami oleh pemakai, (d) kesediaan pemakai untuk melakukan berbagai penyesuaian seperti sikap, etos kerja dan disiplin kerja dan (e) ada tidaknya usaha-usaha penyempurnaan yang dilakukan secara berkesinambungan atas system baru tersebut.
Umpan Balik
Keberhasilan penggunaan suatu system baru tergantung pada adanya usaha-usaha penyempurnaan yang berkelanjutan. Masukan dari berbagai pihak sebagai suatu system umpan balik sangat diperlukan guna menjamin bahwa sistem informasi baru itu benar-benar meningkatkan efesiensi, efektivitas, dan produktifitas organisasi secara keseluruhan.

STRUKTUR ORGANISASI DITINJAU DARI SEGI INFORMASI 

Ditinjau dari segi informasi, struktur organisasi dapat disoroti dari dua segi yaitu: (1) adanya berbagai satuan kerja dalam organisasi untuk melaksanakan program kerja rutin dan (2) adanya satuan kerja yang bertugas memecahkan berbagai masalah yang dihadapi oleh organisasi. Konsekuensi pengelompokkan tersebut terlihat pula dalam pola hubungan antara pimpinan organisasi dengan orang-orang lain didalamnya. 
Pola hubungan pertama yaitu pola hubungan antara pimpinan dengan satuan kerja pelaksana kegiatan rutin, pada umumnya bersifat formal dan melembaga.  Alasan-alasannya antara lain, tenaga pelaksananya telah tersedia dalam organisasi, tata kerja dan prosedur yang ditempuh telah dipahami oleh semua pihak yang terlibat, pembagian tugas telah diatur dengan jelas, alokasi wewenang dan tanggungjawab telah diatur secara formal dan anggaran telah disediakan secara rutin.
Pola hubungan kedua yaitu pola hubungan pimpinan dengan orang-orang yang bertugas disatuan kerja yang bertugas untuk mencari pemecahan masalah-masalah baru, tidak selalu didasarkan pada hubungan formal dan juga belum tentu melembaga. Artinya pola hubungan yang diperlukan adalah yang memungkinkan yang bersangkutan berfikir dan bertindak kretif, ini memerlukan pola yang fleksibel. Pola demikian sangat diperlukan karena: para satuan kerja tidak perlu terikat kepada tradisi hubungan yang bersifat hierarkis, para anggota memerlukan kebebasan berfikir sehingga imajinasi mereka dapat menjelajahi cakrawala yang lebih luas, cara berfikir mereka tidak dibebani oleh cara bekerja yang birokratis, para anggota organisasi tidak terbelenggu oleh norma-norma kerja yang sudah usang dan dimungkinkan menciptakan dan memelihara hubungan kerja yang situasional sifatnya.
Telah terbukti bahwa informasi memang merupakan salah satu sumber daya organisasi yang sangat strategis sifatnya dan oleh karena itu perlu penangan yang efesien dan efektif.




Pendapat sobat:

Irva Herviana Sautaqi

Author & Editor

Lahir di Jawa Barat, tahun 1977. Saat ini, aktivitas sehari-hari bergelut di bidang jasa komputer dan Multipayment (Leader Paytren). Saat ini tinggal di Telukjambe Timur - Karawang - Jawa Barat - Indonesia.

 
biz.