Jumat, 04 September 2015

Teknik Persidangan

TEKNIK PERSIDANGAN
Oleh: Irva Herviana S. ST.
Disampaikan pada LDKM Fakultas Teknik Universitas Singaperbangsa Karawang
Tanggal 23 Juli 2011

Pengertian Sidang
Sidang adalah sebuah media diskusi yang melibatkan lebih dari 2 orang dengan materi pembahasan yang telah disepakati bersama.

Pengertian teknik persidangan

Adalah suatu mekanisme atau cara untuk mengatur jalannya sebuah persidangan agar tercipta sebuah forum persidangan yang tertib dan teratur, sehingga dapat memuluskan proses pencapaian tujuan persidangan tersebut.

Perbedaan antara Sidang, Rapat dan Musyawarah
Sidang merupakan forum formal untuk mengambil suatu keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam suatu organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.
Rapat merupakan forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik

Bentuk–bentuk Persidangan 
Sidang Terbuka: sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misalnya peserta sidang, undangan, panitia pelaksana (Organizing Committee) dan panitia pengarah (Steering Committee),dll. 
Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee 

Sistem Persidangan
Sistem persidangan adalah sebuah aturan pembentukan forum persidangan yang dibuat berdasarkan jenis persidangan yaitu:

Sidang Paripurna: sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang, untuk memutuskan kesepakatan bersama dari sidang-sidang sebelumnya (misalnya hasil sidang pleno) , peserta sidang dalam hal ini tidak memiliki hak-hak yang dimilikinya. 
Sidang Pleno adalah sebuah forum persidangan yang mengesahkan hasil keputusan sidang-sidang komisi atau hasil keputusan dari sidang pleno itu sendiri. 
Sidang Komisi adalah sebuah forum persidangan yang membahas dan membuat sebuah keputusan sementara dari peserta sidang komisi yang didelegasikan dan ditunjuk. 
Sidang Sub Komisi adalah sebuah forum persidangan yang melakukan pembahasan dan membuat keputusan sementara dari peserta sidang sub komisi, dengan materi-materi yang lebih kecil ruang lingkupnya dari sidang komisi, sidang ini bersifat fleksibel bisa diadakan atau tidak. Untuk pembahasan pada hal yang insidentil atau penyikapan terhadap suatu rumusan atau pandangan dari sebuah opini yang berkembang dalam sidang. 

Instrumen Persidangan: 

Peserta Sidang
Peserta sidang dalam sebuah forum persidangan dibedakan menjadi beberapa yaitu: 
Peserta sidang penuh adalah peserta yang ditunjuk dan khusus didelegasikan untuk mengikuti jalanya persidangan dari awal sampai akhir persidangan; 
Peserta sidang peninjau adalah peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk didelegasikan sebagai pengamat, sebagai undangan (tamu sidang); 
Steering Committee adalah pengarah acara forum persidangan yang menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab secara penuh pada semua aktivitas persidangan dari awal sampai akhir 

Perangkat Keras (Hardware) 
Perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan skunder dalam melaksanakan sebuah forum persidangan yang berhubungan dengan fasilitas seperti: ruangan, alat tulis,meja, kursi, palu sidang, sound system dan alat bantu lainnya.

Perangkat Lunak (Software) 
Perangkat-perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan primer dalam pelaksanaan sebuah forum persidangan seperti draft-draft persidangan mulai dari draft rancangan jadual acara, tata tertib persidangan, materi-materi persidangan seperti materi AD/ART, tahap pencalonan, aturan pemilihan, surat keputusan dll.

Mekanisme persidangan 
Merupakan suatu cara atau aturan main yang dibuat berdasarkan kesepakatan-kesepakatan bersama yang diatur dalam materi-materi draft persidangan oleh seluruh peserta sidang aturan main tersebut diantaranya: 
Aturan untuk menyampaikan pendapat atau yang lebih dikenal dengan istilah INTERUPSI (menyela). 
Pengaturan ketukan palu sidang yang dipegang oleh pemimpin sidang 

Istilah dalam Persidangan 
Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung 
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal. 
Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara. 

Macam-macam interupsi 
Interupsi point of order: meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah. 
Interupsi point of information: memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan 
Interupsi point of clarification: meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam 
Interupsi point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi. 

Penggunaan palu dalam rapat
Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat harus memahami tata cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang.

Macam-macam penggunaan palu rapat
1 kali ketukan berarti: Mengesahkan hasil rapat; Pengalihan palu sidang 

2 kali ketukan: Skorsing 

3 kali ketukan: Pembukaan rapat; Penutupan rapat; Pengesahan yang bersifat keseluruhan 

Berkali-kali 
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat 

Sumber: Diambil dari beberapa sumber serta pengalaman pribadi selama menjadi pimpinan sidang.
    Pendapat sobat:

    Irva Herviana Sautaqi

    Author & Editor

    Lahir di Jawa Barat, tahun 1977. Saat ini, aktivitas sehari-hari bergelut di bidang jasa komputer dan Multipayment (Leader Paytren). Saat ini tinggal di Telukjambe Timur - Karawang - Jawa Barat - Indonesia.

     
    biz.